... Tady jste doma

Mateřinka - co vlastně potřebuje a co je přežitek?

27.03.2021 429

Posláním předškolního vzdělávání je rozvíjet osobnost dítěte, jeho individualitu s celkovým citovým postojem vůči ostatním lidem a světu. Dovést dítě k tomu, aby v rozsahu svých osobních předpokladů získalo věku přiměřenou fyzickou, psychickou i sociální zdatnost – základy kompetencí důležitých pro jeho další rozvoj a celoživotní vzdělání.

Cílem každé mateřské školy je, aby se v ní všechny děti cítily dobře a byly spokojené.

Za tím vším se skrývá mnoho práce a úsilí ze stran všech zaměstnanců školky. Aby vše fungovalo, je nutné, aby byly ve školce správně nastavené procesy a všichni pracovníci, pedagogičtí a nepedagogičtí, pochopili, že pokud nebudou fungovat jako tým, nikdy nebude možné dosáhnout svého poslání na sto procent.

 

 

Co tedy potřebuje mateřská škola pro to, aby plnila své poslání? Existují nástroje a pomůcky, které k vysněnému cíli pomůžou?

Pomineme-li moderní vybavení tříd, krásnou zahradu a úsměv na tváři vstřícné paní učitelky, na které dnešní společnost nejvíce upozorňuje, školka sama o sobě plní své poslání díky obrovskému množství postupů a procesů, které musí perfektně fungovat a navazovat na sebe. S prací ve školce je spojeno i nemalé množství administrativy a zodpovědnosti nejen za děti, ale i správnost dat. A není divu. Jsme v době digitální. Vše je elektronické, vždyť i vy, právě teď, používáte technologie ke čtení tohoto článku.

Většina českých školek je "digitálních". Ve školních jídelnách je zavedena minimálně elektronická evidence skladu, vedení eviduje žáčky na počítači a učitelé používají technologie při nejmenším ke vzdělávání.

Je ale potenciál technologií využitý naplno nebo se spíše dodržují zavedené a mnohdy zastaralé postupy, které často nevyhovují ani zaměstnancům školky, a především ani rodičům dětí?

 

Co potřebuje vaše školka?

Položili bychom tuto otázku ve sto školkách, dostali bychom sto různých odpovědí. Vždy by ale zaznělo "naše školka je jiná, my potřebujeme něco jiného než ostatní". Opak je ale pravdou.

Školky fungují na určitých principech v návaznosti na společnost a systém, ve kterém žijeme. Ze strany společnosti vzniká tlak na inovace o posun vpřed. Školky se ale často zbytečně obávají zavádět nové nástroje a pomůcky, které by ulehčily administrativu a zvýšily kvalitu jejich služeb. Obávají se často negativních reakcí ze strany rodičů, kteří údajně "nejsou na změnu připraveni". Tyto obavy ze strany školky jsou ve většině případů mylné. Zakládají totiž na názoru jednotlivce, místo na potřebách celku. Tím nedochází k posunu, zvýšení kvality služeb a vyššímu zájmu o danou školku.

Co tedy potřebuje vaše školka? 

  • Spolehlivou evidenci Matriky s možností tisku různých evidenčních listů,
  • spolehlivé systémy ve školní jídelně od ověřeného dodavatele
  • a pro rodiče přehled o svých dětech a penězích i z pohodlí domova.

Odpověď se zdá být jednoduchá. Tak se na jednotlivé body pojďme podívat detailněji.

 

 

Spolehlivá evidence dětí – matrika

Velká část školek eviduje děti v excelových tabulkách, ručně v různých sešitech či knihách. Taková evidence je do určité míry v pořádku. Problém ale nastává, je-li potřeba s daty pracovat, získat z nich výpisy pro různé třídy či vytvořit evidenční listy. 

Evidovat matriku je zákonnou povinností každého školského zařízení.  Data z matriky od vás může chtít při kontrole ČŠI a také je vaší povinností je dvakrát ročně zasílat Českému statistickému úřadu.

Našim doporučením je Matrika VIS, která odpovídá všem zákonným požadavkům. Je to jednoduchý program s přehlednou a intuitivní pracovní plochou, který zvládne obsloužit opravdu každý. Kromě evidence osob lze přímo z programu tisknout sestavy či posílat e-maily klientům. Matriku lze rozšířit o další potřebné funkčnosti a také ji jednoduše propojíte se systémem Stravné ve Vaší školní jídelně. Matriku pak můžete mít na počítači v ředitelně a Stravné ve školní jídelně. Získáte tak jednotnou evidenci, díky které budete s daty pracovat jen jednou.

Podívejte se na video, ve kterém je práce s Matrikou VIS vysvětlena od A do Z.

Co potřebuje školní jídelna při mateřské škole?

Odpověď je jasná – spolehlivý software, podporu ze strany dodavatele softwaru a přístup k relevantním informacím.

Pryč jsou ty časy, kdy školní jídelna evidovala vše na papíru a zapisovala ručně. Pryč jsou i ty časy, kdy měla jen program na skladovou evidenci. Tato doba je již v nenávratnu. V dnešní době potřebuje jídelna mnohem více.

Při výběru správného systému dbejte na reference od ostatních uživatelů a nerozhodujte se jen na základě ceny. Vždy zvažte, jak vám dodavatel může pomoci. Jestli je schopný vám v případě výpadku pomoci okamžitě nebo se pomoci dovoláte horko těžko.

Požadavky na software se u různě velkých jídelen liší. My vám přinášíme manuál, podle kterého byste se měli při výběru softwaru řídit. Doporučujeme vám také se na váš stávající software podívat se zvědavostí, na základě následujících informací, a vyhodnotit, jestli má vaše jídelna vše, co potřebuje.

Potřebujete pomoc či poradit? Ozvěte se nám na info@radcejidelny.cz.

 

Systém na skladovou evidenci

Základ všech základů ve všech jídelnách při mateřských školách. Na trhu existuje několik systémů, které zvládnou hlídat skladové zásoby a zpřehledňovat a zjednodušovat práci. Některé si s tímto úkolem poradí lépe, jiné naopak.

Správná skladová evidence by měla umět kontrolovat záruční dobu materiálu, hlídat minimální zásoby skladu a sledovat různé finanční limity. Zároveň je jejím úkolem pomáhat s příjemkami, výdejkami anebo i s inventurními sestavami pro fyzickou inventuru. Dalšími nedílnými funkcemi jsou kontrola vyfakturovaných příjemek, tisk měsíčních hlášení (uzávěrkových sestav) či sestavení inventury k libovolnému datu. Přehledně eviduje všechny přijaté faktury a umí vystavit příkazy k úhradě k došlým fakturám.

Systém na skladovou evidenci je běžně možné rozšířit i o doplňky, které vám pomohou například s finanční bilancí, spotřebním košem nebo normováním.

► Skladová evidence se vším všudy

 

Spolehlivý a moderní stravovací systém

Stravovací systém se dnes musí umět přizpůsobit typu provozu. Malá školka nepotřebuje robustní systém za desetitisíce, ale potřebuje jen některé jeho části, které perfektně fungují samy o sobě. Na druhé straně, velká školka potřebuje evidenci větší a stravovací systém musí vyhovět jejím potřebám.

Spolehlivý a moderní stravovací systém eviduje strávníky, tiskne přehledy, spravuje objednávky a úhrady strávníků, eviduje platby za stravné, školné a další služby. Dále velmi spolehlivě pracuje s jednotlivými i vícenásobnými strávníky a eviduje příspěvky FKSP a jiné dotace. Navíc umí hromadné přihlášky a odhlášky, sleduje historii změn u individuálních objednávek či hlídá stravovací zvyklosti jednotlivých strávníků. Samozřejmostí je pro něj například i potvrzení o úhradě školného pro rodiče.

To vše v prostředí, ve kterém se rychle zorientujete a ve kterém se zkrátka hezky pracuje. Stravovací systém musí být vaším parťákem do pohody i nepohody a dodávat vám jistotu, že vše běží, jak má.

► Hledáte vhodný stravovací systém?

 

Objednávání a odhlašování stravy online

Není žádným tajemstvím, že nejrozšířenějším a nejpoužívanějším nástrojem na objednávání stravy ve školních jídelnách je ryze česká Strava.cz. Pod názvem se ukrývá nejen aplikace pro rodiče a strávníky, ve kterém si přihlašují a odhlašují stravu dle pravidel školní jídelny, ale především i nástroj pro jídelnu. 

Díky Strava.cz můžou rodiče svým dětem přihlašovat a odhlašovat stravu po internetu.

K tomu slouží webová stránka www.strava.cz nebo mobilní aplikace. Do Strava.cz se rodič hlásí bezpečně pomocí přihlašovacího jména a hesla. Po přihlášení má k dispozici jídelníček, informace o stavu konta, měsíční přehledy a mnoho dalšího. Rodič zde přihlašuje a odhlašuje stravu dle potřeby. Vše se děje bez nutnosti volání do jídelny či školky, odpadá zapisování do notýsku a celý proces se zpřehledňuje. Zodpovědnost za objednanou stravu je přenesena na rodiče. Ten má ale díky aplikaci přehled o penězích i objednané stravě.

Na straně jídelny se jedná o významné zjednodušení administrativy a hlavně přenesení zodpovědnosti za objednanou stravu na rodiče. A má to ještě jeden velký benefit – rodiče do jídelny nevolají s každou odhláškou či přihláškou nebo nechodí osobně v době, kdy je potřeba nejvíce pozornosti věnovat vaření.

Jídelna určuje pravidla pro objednávání stravy. Určuje například, do kdy nejpozději smí rodič odhlásit a přihlásit stravu na další den nebo stanovuje tak zvané „spojené druhy“, které říkají, že pokud odhlašujete oběd, musíte odhlásit i odpolední svačinku. K obsluze si vystačí jen s jedním tlačítkem v programu a celá Strava.cz se dá nastavit jako bezobslužná a funguje tak automaticky.

► Vše, co potřebujete vědět ke Strava.cz

 

Podívejte se na krátkou, všeříkající animaci - Dozvíte se v ní, jak Strava.cz pomáhá ve školkách. 

 

 

Bezpečný výběr peněz od strávníků

Načneme-li v dnešní době téma bezpečí, pozornost se zaměří na ochranu zdraví. Nezapomínejme ale, že dbát na bezpečí je nutné i v případě výběru peněz od strávníků.

V dnešní době, kdy má každý člověk bankovní účet, je naprosto normální platit online. Je až zarážející, že některé školky stále trvají na výběru peněz v hotovosti, když to ani rodičům, ani pracovníkům školky nedělá radost. Výběry peněz za stravování, školné, kroužky, výlety, divadla a podobně se přeci dají vybírat jednoduše, elegantním způsobem – bezhotovostně inkasem nebo příkazem z účtu rodiče.

Díky bezkontaktnímu výběru peněz navíc odpadá práce s vypisováním pokladních dokladů, zbavíte se hmotné zodpovědnosti za hotovost a především ušetříte čas. K tomu pomáhá například takzvaná BANKA, která by měla být součástí každého moderního stravovacího systému.

Jak taková BANKA funguje v praxi?

Vedoucí ŠJ si z Banky načte příchozí platby, které si sám program následně přiřadí ke stravovacím kontům jednotlivých strávníků. Vše se děje téměř automaticky. Díky tomu se vyvarujete případných chyb, ke kterým dochází při ručním opisování příchozích plateb do programu.  Banka funguje dvojím směrem – z internetového bankovnictví skrze výpisy z účtů do programů v jídelně i druhým směrem. Proto lze Banku použít i pro úhrady faktur z programu na skladovou evidenci. Banku oceníte i jako nástroj, díky kterému jednoduše hromadně vrátíte přeplatky strávníkům zpět na jejich účet.

Více informací o BANCE si můžete pustit ZDE ve videu.

 

Kalkulace cen jídel jde to vůbec jednoduše?

Naše odpověď je ano, samozřejmě jde. Většina vedoucích se kalkulacím kvůli jejich pracnosti vyhýbá. To je ale chyba. Nepřecení-li jídelna dlouhou dobu, skok v cenách, který pak musí vysvětlovat rodičům, se zkrátka vysvětluje těžko. Nehledě na to, že dlouhodobý provar je proti všem pravidlům, a ne jednu vedoucí už stál místo. Doporučuje se, pokud je potřeba, přeceňovat 1x ročně a ceny jídel kontrolovat průběžně. Budete tak připraveni i na případnou kontrolu.

Jak tedy na jednoduchou cenotvorbu a kontrolu?

Je to zhruba rok, co se na trhu objevil nový nástroj, který najdete na webové stránce www.kacka.adelis.cz.

Kačka – je první online aplikací pro rychlou kontrolu cen jídel, přeceňování, a tvorbu přehledných kalkulačních listů pro hlavní i doplňkovou činnost. Tento nástroj je vhodný pro všechny stravovací provozy, které chtějí mít kalkulace cen pod kontrolou, přeceňovat jednoduše a během pár minut či vytvářet srozumitelné podklady pro ekonomku a kontrolu. Součástí aplikace jsou hned dvě online kalkulačky, díky kterým vypočítáte ceny jídel, zisk, režijní náklady aj., sami, rychle a bez stresu.

Jedna z kalkulaček je dostupná zdarma a slouží pro rychlé ověření správnosti cen, druhá umí vše, co byste měli umět vy :-) Navíc tiskne přehledné kalkulační listy, jejichž součástí je i vysvětlení, jak se ke kalkulaci došlo. Takovýto kalkulační list stačí jen předložit kontrole a máte hotovo.­

► Kačka zdarma
► Kačka, která umí vše

Chcete vědět o kalkulacích více? Pusťe si TOTO a TOTO video.

 

Prevence, podpora a pomoc

3 P, na které byste měli brát ohled, když si vybíráte systém do své jídelny.  A na které se často zapomíná.

PREVENCE

Nejen o zdraví se musíme starat průběžně. I vaše programy potřebují minimálně jednou ročně kontrolu specialisty. Dbejte na to, aby vás minimálně jednou ročně navštívil specialista, který zkontroluje, že vše běží, jak má a vaše data jsou v bezpečí. Při takové kontrole běžně dojde k optimalizaci pracovních postupů, kontrole dat, optimálnímu nastavení systému, a kontrole efektivnosti využívání všech nástrojů a funkcí.

Prevence se ale netýká jen vašeho systému. Týká se i toho, že informace, které získáte k provozu jídelny budou relevantní a nejlépe legislativně podložené. Jedna věc je zeptat se kolegyň u kávy nebo na sociálních sítích a vyslechnout si jejich názor, věc druhá je získat opravdu správné informace.

Dobrou zprávou je, že na internetu existuje Encyklopedie školního stravování, kterou vypracovává tým expertů na školní stravování. Tato encyklopedie je v podstatě online databáze plná odpovědí na vaše dotazy.

Najdete zde metodiky a databázi častých dotazů.
Vše podložené platnou legislativou a pravidelně kontrolováno a aktualizováno. Encyklopedie školního stravování je místo, kde získáte odpovědi dříve, než se zeptáte. Informace jsou zde roztříděné tematicky a skvěle funguje i vyhledávání. Máte-li nejasnosti v organizaci, pracovním právu, ekonomice, hygieně, bezpečnosti potravin nebo třeba doplňkové činnosti, informace najdete právě tady. Naleznete zde i zajímavé tipy, jak jídelnu zdokonalit. Součástí je samozřejmě i možnost položit dotaz, který zodpoví experti na školní stravování. 

►Encyklopedie školního stravování

Dalším důležitým bodem v prevenci, pracujete-li ve školní jídelně, je vzdělávání. Vzdělávání je důležité pro Váš profesní růst, správně fungující tým i držení kroku s aktuálními trendy. Při výběru dodavatele kurzu dbejte opět na reference a jeho tradici a zkušenosti ve školním stravování V dnešní době se můžete vzdělávat mnoha způsoby. Můžete absolvovat různé elektronické kurzy, online školení nebo vycestovat a zúčastnit se kurzu osobně.

O vzdělávání jsme vám již psali v tomto článku. Tak se mrkněte a využijte tuto dobu, která nám dává nějaký ten čas navíc, k vlastnímu rozvoji.

 

PODPORA A POMOC

V průběhu používání programů se občas stane, že potřebujete s něčím akutně pomoci a na pomoc nemůžete čekat. Měli byste se ujistit, že váš dodavatel softwaru vám toto zajistí. Pomoc by měla být z jeho strany umožněna jak na dálku, tak na místě. Vždy dle vaší potřeby.